Abonnementsstyring og abonnementsfakturering i e-conomic

Sælger I løbende ydelser, licenser, serviceaftaler eller medlemskaber, er det ikke den enkelte faktura, der er svær. Det svære er at holde styr på alle abonnementerne: hvem skal faktureres hvornår, til hvilken pris og for hvilken periode, og hvad sker der, når en kunde skifter pakke eller opsiger. Denne guide viser, hvordan abonnementsstyring og abonnementsfakturering hænger sammen med bogføringen i e-conomic, med regneeksempler på periodisering og op- og nedgradering.

Hvad et abonnement skal indeholde

Før der kan faktureres automatisk, skal hvert abonnement have de samme oplysninger:

• Kunde, med den faktureringsadresse og de betalingsbetingelser, der står på debitoren i e-conomic.
• Ydelse og pris, helst som et varenummer i e-conomic, så salget havner i den rigtige varegruppe og på den rigtige omsætningskonto.
• Interval: måned, kvartal, halvår eller år.
• Startdato og næste fakturadato, så ingen periode bliver glemt eller faktureret to gange.
• Binding og opsigelse: hvornår kunden tidligst kan stoppe, og med hvilket varsel.

Står de oplysninger spredt i regneark, mails og hukommelse, er det dér, fejlene opstår. Abonnementsstyring handler først og fremmest om at have én liste, der er rigtig.

Forud eller bagud?

• Forudfakturering er det almindelige for abonnementer: kunden betaler for perioden, før den begynder. Det giver penge i kassen, men en del af omsætningen hører til næste regnskabsår, hvis perioden krydser årsskiftet.
• Bagudfakturering bruges, når prisen afhænger af forbrug, fx antal brugere eller timer. Så kendes beløbet først, når perioden er slut.

Mange kombinerer: et fast grundbeløb forud og forbrug bagud på samme faktura.

Eksempel: et årsabonnement over regnskabsårets afslutning

Følger abonnementerne kalenderen, så et årsabonnement dækker januar til december, krydser det aldrig et regnskabsår, der også følger kalenderåret. Har I et forskudt regnskabsår, gør det. Eksempel: en kunde får et årsabonnement til 12.000 kr. ekskl. moms for kalenderåret, faktureret forud den 1. januar, og jeres regnskabsår slutter den 30. juni:

Momsen følger fakturaen og afregnes i den momsperiode, fakturaen er udstedt i. Omsætningen fordeles derimod over abonnementsperioden. Ved årsafslutningen den 30. juni flyttes de 6.000 kr. til en periodeafgrænsningspost på balancen og tilbage til omsætningen i det nye regnskabsår. Har I mange årsabonnementer, er det værd at bede jeres revisor om en fast metode til den periodisering.

Op- og nedgradering midt i en periode

Skifter en kunde pakke midt i en periode, bør kunden betale for det, der faktisk blev leveret. Det almindelige er en forholdsmæssig regulering. Eksempel: en kunde på Basis til 499 kr. om måneden opgraderer til Pro til 799 kr. om måneden den 16. i en måned med 30 dage, og har allerede betalt Basis for hele måneden:

Fra næste periode faktureres Pro til fuld pris. Ved en nedgradering går det den anden vej, og så er det en kreditnota eller et fradrag på næste faktura. Beslut én regel, skriv den i jeres vilkår, og brug den hver gang.

Opsigelse, prisstigning og betaling

• Opsigelse. Abonnementet stopper ved udløbet af den sidste betalte periode, eller efter jeres opsigelsesvarsel. Er der faktureret forud for en periode, kunden ikke skal have, laves en kreditnota på den faktura, ikke en ny negativ faktura uden sammenhæng.
• Prisstigning. Varsl den i god tid og efter jeres vilkår, og læg den nye pris ind fra en bestemt dato, så fakturaer før og efter datoen er rigtige.
• Betaling. Kort hos en betalingsudbyder, Betalingsservice eller bankoverførsel. Uanset metoden skal betalingen lukke fakturaen i e-conomic, så debitoren går i nul, og rykkere kun går til dem, der ikke har betalt.

Typiske fejl

• En glemt fornyelse, fordi næste fakturadato kun stod i et regneark.
• Dobbelt fakturering, når den samme periode bliver faktureret både manuelt og automatisk.
• Hele årsabonnementet som omsætning i året, det blev faktureret, uden periodeafgrænsning ved årsafslutningen.
• Op- og nedgraderinger uden regel, så to kunder i samme situation betaler forskelligt.
• Opsagte abonnementer, der bliver ved med at blive faktureret, og som så skal krediteres bagefter.
• Fritekst i stedet for varenumre, så omsætningen ikke kan følges pr. ydelse.

Spørgsmål om abonnementsfakturering

Kan e-conomic selv fakturere abonnementer?

e-conomic kan lave gentagne fakturaer med samme indhold, og det passer til enkle aftaler med fast beløb. Har I mange kunder, forskellige intervaller, op- og nedgraderinger eller priser, der skifter, er det lettere med en abonnementsstyring, der holder styr på aftalerne og laver fakturaerne i e-conomic ud fra dem.

Hvilken dato skal fakturaen have?

Ved forudfakturering den dag, perioden begynder, eller den dag, I sender fakturaen før. Skriv altid perioden på fakturalinjen, fx "1. januar – 31. december", så både kunden og revisoren kan se, hvad der er betalt for.

Skal abonnementer have en kunde i e-conomic?

Ja. Hver faktura skal have en debitor, så betalinger, rykkere og kreditnotaer hænger sammen med den rigtige kunde.

Automatisk med 2app

Abonnement modul fra 2app holder styr på abonnementerne pr. kunde: varer med antal og pris, rabat i procent eller beløb, månedlig, kvartalsvis eller årlig fakturering og næste fakturadato. Når et abonnement er forfaldent, laves fakturaen forud for perioden, med perioden skrevet på linjen, og den sendes til e-conomic som en fakturakladde, som I selv bogfører. Findes kunden eller varen ikke i e-conomic, oprettes de ud fra kundenummer og varenummer. Et opsagt abonnement faktureres ikke igen. Op- og nedgraderinger midt i en periode og periodeafgrænsning laves fortsat i e-conomic efter jeres egen regel. 2app gennemgår jeres abonnementsmodeller og sætter modulet op sammen med jeres økonomiafdeling. Se også abonnement og fakturering.