Magento 2 laver sine egne fakturaer og kreditnotaer, men det er e-conomic, der er jeres regnskab. Hver ordre skal derfor også blive en faktura i e-conomic, med samme beløb, den rigtige moms og den rigtige momszone. Denne guide viser, hvordan I får Magento 2 og e-conomic til at passe sammen: indstillingerne i Magento, én faktura pr. ordre, et regneeksempel, OSS og de fejl, der oftest giver differencer.
Start i Magento 2: momsindstillingerne
Fakturaerne i e-conomic bliver aldrig bedre end momsen i butikken. Under Stores → Configuration → Sales → Tax skal disse ting passe:
- Catalog Prices: inkl. eller ekskl. moms. De fleste danske butikker indtaster priser inkl. moms. Så skal fakturaen i e-conomic regnes ekskl. moms ud fra dem, og afrundingen skal give præcis det, kunden betalte.
- Tax Class for Shipping. Står den til "None", sælger butikken fragt uden moms. Det er en af de mest almindelige fejl i danske Magento-butikker. Fragt skal normalt have samme moms som varerne.
- Tax Calculation Based On. Ved salg til forbrugere i andre EU-lande er det leveringslandet, der afgør momsen, så "Shipping Address" er som regel det rigtige valg.
- Tax Rules og Tax Zones and Rates. Mindst en sats på 25 % for Danmark, en produktklasse uden moms til momsfrie varer og, hvis I er over OSS-grænsen, en sats for hvert EU-land, I sælger til.
Én faktura pr. ordre
Hver Magento-ordre bør blive én faktura i e-conomic:
- Kunden findes eller oprettes som debitor med faktureringsadressen fra ordren.
- Varelinjerne kommer med varenummer (SKU), antal og pris ekskl. moms, så salget havner i den rigtige varegruppe.
- Rabatter fra kuponer og prisregler står som listepris og procent, så kunden kan se, hvad der blev givet.
- Fragt kommer på sin egen linje med samme moms som varerne.
- Totalen tjekkes mod ordrens "Grand Total" i Magento, til øren.
Magentos egen faktura er en kvittering til kunden. Den faktura, der bogføres, er den i e-conomic. Beslut, hvilken af dem kunden får, så der ikke går to fakturanumre ud for samme salg.
Eksempel: ordre 000001042
To sæt keramikkopper til 299,00 kr., tre poser kaffebønner til 119,00 kr. og en kaffekande til 449,00 kr. med 20 % rabat fra en kupon, plus fragt til 49,00 kr. Priserne er inkl. moms, og kunden betaler 1.363,20 kr.:
| Linje | Antal | Beløb ekskl. moms |
|---|---|---|
| Keramikkopper, sæt af 4 | 2 | 478,40 |
| Kaffebønner, 500 g | 3 | 285,60 |
| Kaffekande, glas (listepris 359,20, rabat 20 %) | 1 | 287,36 |
| Fragt | 1 | 39,20 |
| Moms 25 % | 272,64 | |
| I alt | 1.363,20 |
Fakturaen i e-conomic ender på præcis det, kunden betalte i Magento. Var fragten solgt uden moms, ville fakturaen stadig ramme totalen, men momsen ville være 9,80 kr. for lav.
Moms til andre EU-lande og OSS
Sælger I til forbrugere i andre EU-lande, gælder en fælles grænse på 10.000 euro om året for alt fjernsalg i EU:
- Under grænsen opkræver I dansk moms, også af kunder i Tyskland eller Sverige. Fakturaen er en almindelig indlandsfaktura med 25 % moms.
- Over grænsen skal I opkræve købers lands moms, fx 19 % i Tyskland, og indberette den gennem One-Stop-Shop (OSS). Magento skal så have en sats for hvert land, og i e-conomic bruger I en momszone pr. land, så OSS-momsen holdes adskilt fra den danske.
- Erhvervskunder i EU med gyldigt momsnummer faktureres normalt uden moms med omvendt betalingspligt. Magento 2 kan selv kontrollere momsnumre i EU's VIES-register og flytte kunden til en kundegruppe uden moms. Det slås til under Stores → Configuration → Customers → Customer Configuration.
- Kunder uden for EU faktureres uden dansk moms som eksport.
Momszonen skal sættes ud fra ordren: kundens land og den moms, Magento faktisk opkrævede. Brug ikke den zone, der står på et gammelt debitorkort, for en kunde kan købe som privatperson én dag og som virksomhed den næste.
Kreditnotaer, gavekort og flere butikker
- Credit Memos i Magento, hele eller delvise, skal blive kreditnotaer på den oprindelige faktura i e-conomic, med samme moms og i samme valuta.
- Gavekort brugt som betaling er en betaling, ikke en rabat. Varerne beholder deres fulde pris og moms, og gavekortet trækkes fra som en linje uden moms. Gavekort er indbygget i Adobe Commerce; i Magento Open Source kommer de fra en udvidelse.
- Flere websites eller store views i én Magento: Beslut, hvilke der hører til hvilket regnskab i e-conomic. Har I to firmaer, skal deres ordrer ikke ende i samme regnskab.
Typiske fejl
- Fragt uden moms, fordi "Tax Class for Shipping" står til "None".
- Manglende EU-satser over OSS-grænsen: Kunden betaler dansk moms, men I skylder landets moms.
- Afrunding. Priser inkl. moms delt med 1,25 og rundet pr. linje kan give øredifferencer. Fakturaen skal ramme ordrens total præcist.
- Varegruppe med forkert moms. En vare solgt uden moms i en varegruppe med 25 % giver en faktura, der er for høj.
- Betalingen bogført som salg. Når ordren er faktureret, skal betalingen fra Klarna, Nets Easy eller Stripe lukke fakturaen, ikke bogføres som nyt salg.
Spørgsmål om Magento 2 og e-conomic
Hvornår skal en Magento-ordre faktureres?
Mange fakturerer, når betalingen er gennemført, og ordren står som "Processing"; andre først når den er afsendt og står som "Complete". Vælg én regel og hold den, så samme ordre aldrig faktureres to gange, og så annullerede ordrer ("Canceled") aldrig kommer med.
Skal varenumrene i Magento findes i e-conomic?
Det er det letteste. Har varen samme varenummer (SKU) begge steder, havner salget på den varegruppe og den konto, varen hører til. Mangler varen i e-conomic, skal den oprettes i en varegruppe med den rigtige moms, før fakturaen bogføres.
Virker det med Magento 1?
Magento 1 er ikke længere understøttet af Adobe og får ingen sikkerhedsopdateringer. Guiden gælder Magento 2, og 2app forbinder Magento 2.4 eller nyere (Open Source og Adobe Commerce).
Automatisk med 2app
2app henter ordrerne fra Magento 2.4 eller nyere og laver en fakturakladde i e-conomic for hver. Kladden er standard; I kan vælge, at 2app også bogfører fakturaen og sender den til kunden på e-mail eller EAN. Momszonen sættes pr. ordre ud fra kundens faktureringsland og den moms, butikken opkrævede, også OSS-zoner, som 2app foreslår fra jeres e-conomic. Har butikken opkrævet et andet lands moms, fx fordi varen blev leveret i et andet land end faktureringslandet, stopper ordren med årsagen. Totalen tjekkes mod det, kunden betalte, til øren, og en ordre, der ikke passer, stopper på samme måde i stedet for at blive en forkert faktura.
Credit Memos bliver kreditnotaer i samme momszone som den oprindelige faktura, og Magentos "Adjustment Refund" og "Adjustment Fee" bliver linjer uden moms på et varenummer, I vælger. Gavekort fra Adobe Commerce bliver en linje uden moms på et varenummer, I vælger; gavekort fra udvidelser til Magento Open Source læses ikke. Én forbindelse læser én butik (Store ID). Har I to firmaer i samme Magento, forbinder hvert firma sin egen butik til sit eget e-conomic.
Betalingerne kan derefter lukke fakturaerne med Klarna til e-conomic, Nets Easy til e-conomic eller Stripe til e-conomic.