WooCommerce regner momsen ud fra de satser, I selv har sat op, og e-conomic bogfører den moms, fakturaen siger. Passer de to ikke sammen, opdager I det først, når momsangivelsen ikke stemmer. Denne guide viser, hvordan WooCommerce-ordrer bliver korrekte fakturaer i e-conomic, med moms, OSS, fragt, gebyrer og refunds.
Start i WooCommerce: momsindstillingerne
Fakturaerne bliver aldrig bedre end momsen i butikken. Under WooCommerce → Indstillinger → Moms skal tre ting passe:
- Priser indtastet inkl. eller ekskl. moms. De fleste danske butikker indtaster priser inkl. moms. Det er fint, men så skal fakturaen i e-conomic regnes ekskl. moms ud fra dem, og afrundingen skal give præcis det, kunden betalte.
- Satserne. Mindst en standardsats på 25 % for Danmark. Sælger I varer uden moms, skal de have en momsklasse uden moms.
- Satser for andre EU-lande, hvis I er over OSS-grænsen. Se nedenfor.
Én faktura pr. ordre
Hver WooCommerce-ordre bør blive én faktura i e-conomic:
- Kunden findes eller oprettes som debitor med faktureringsadressen fra ordren.
- Varelinjerne kommer med varenummer (SKU), antal og pris ekskl. moms, så varerne havner i den rigtige varegruppe.
- Rabatter står som listepris og procent.
- Fragt kommer på sin egen linje med samme moms som varerne.
- Gebyrer, som WooCommerce lægger på ordren, fx gaveindpakning eller et ekspeditionsgebyr, kommer på deres egen linje med den moms, butikken opkrævede.
- Totalen tjekkes mod ordrens total i WooCommerce, til øren.
Eksempel: ordre 1187
Seks nøgler merinogarn til 45,00 kr., et sæt strikkepinde til 89,00 kr. og et opskriftshæfte til 120,00 kr. med 25 % rabat, plus fragt til 39,00 kr. Kunden betaler 488,00 kr.:
| Linje | Antal | Beløb ekskl. moms |
|---|---|---|
| Uldgarn, merino 50 g | 6 | 216,00 |
| Strikkepinde, bambus | 1 | 71,20 |
| Opskriftshæfte (listepris 96,00, rabat 25 %) | 1 | 72,00 |
| Fragt | 1 | 31,20 |
| Moms 25 % | 97,60 | |
| I alt | 488,00 |
Moms til andre EU-lande og OSS
Sælger I til forbrugere i andre EU-lande, gælder en fælles grænse på 10.000 euro om året for alt fjernsalg i EU:
- Under grænsen opkræver I dansk moms, også af kunder i Tyskland eller Sverige. Fakturaen er en almindelig indlandsfaktura med 25 % moms.
- Over grænsen skal I opkræve købers lands moms, fx 19 % i Tyskland, og indberette den gennem One-Stop-Shop (OSS). WooCommerce skal så have en sats for hvert land, I sælger til. I e-conomic bruger I en momszone pr. land, så OSS-momsen holdes adskilt fra den danske.
- Erhvervskunder i EU med gyldigt momsnummer faktureres normalt uden moms med omvendt betalingspligt. WooCommerce kan ikke selv kontrollere momsnumre; det kræver en udvidelse.
- Kunder uden for EU faktureres uden dansk moms som eksport.
Momszonen skal sættes ud fra ordren: kundens land og den moms, WooCommerce faktisk opkrævede. Brug ikke den zone, der står på et gammelt debitorkort, for en kunde kan købe som privatperson én dag og som virksomhed den næste.
Refunds og gavekort
- Refunds, hele eller delvise, bliver kreditnotaer på den oprindelige faktura, med samme moms.
- Gavekort brugt som betaling er en betaling, ikke en rabat. Varerne beholder deres fulde pris og moms, og gavekortet trækkes fra som en linje uden moms. Et solgt gavekort, der kan bruges på alt, er normalt ikke omsætning, før det bliver brugt.
Typiske fejl
- Manglende EU-satser over OSS-grænsen: Kunden betaler dansk moms, men I skylder landets moms.
- Afrunding. Priser inkl. moms delt med 1,25 og rundet pr. linje kan give øredifferencer. Fakturaen skal ramme ordrens total præcist.
- Gebyrer glemt. Et gebyr på ordren, der ikke kommer på fakturaen, giver en faktura, der er lavere end betalingen.
- Betalingen bogført som salg. Når ordren er faktureret, skal betalingen fra Stripe, MobilePay eller Nets Easy lukke fakturaen, ikke bogføres som nyt salg.
Spørgsmål om WooCommerce og e-conomic
Skal varenumrene i WooCommerce findes i e-conomic?
Det er det letteste. Har varen samme varenummer (SKU) begge steder, havner salget på den varegruppe og den konto, varen hører til. Mangler varen i e-conomic, skal den oprettes i en varegruppe med den rigtige moms, før fakturaen bogføres.
Hvornår skal en ordre faktureres: når den er betalt eller afsendt?
Det afhænger af, hvordan I arbejder. Mange fakturerer, når ordren er betalt (status "Processing"), andre først når den er afsendt (status "Completed"); på dansk hedder statusserne lidt forskelligt efter oversættelsen. Vælg én regel og hold den, så samme ordre aldrig faktureres to gange.
Hvad med annullerede ordrer?
En ordre, der annulleres, før den er faktureret, skal ikke faktureres. En ordre, der annulleres bagefter, skal krediteres med en kreditnota, ikke slettes.
Automatisk med 2app
2app henter ordrerne fra WooCommerce, som I godkender med ét klik i WordPress, og laver en fakturakladde i e-conomic for hver. Momszonen sættes pr. ordre, også OSS-zoner, som 2app foreslår fra jeres e-conomic. Gebyrer, refunds og gavekort kommer med, og totalen tjekkes mod det, kunden betalte, til øren. Betalingerne kan derefter lukke fakturaerne med Stripe til e-conomic, MobilePay til e-conomic eller Nets Easy til e-conomic.