En webshop giver bogholderiet to strømme at holde styr på: salget, altså ordrerne, og pengene, altså udbetalingerne fra Shopify Payments, Stripe, MobilePay, Klarna eller Nets. De to kommer på forskellige dage og med forskellige beløb, og det er derfor, webshopbogføring så ofte ender med differencer. Denne guide viser, hvordan I holder dem adskilt i e-conomic, får dem til at mødes på en mellemregningskonto, der går i nul, og afstemmer det hele hver måned.
To strømme: salget og pengene
- Salget er ordren: kunde, varer, fragt, rabat og moms. Det hører til i den momsperiode, hvor ordren blev lagt, og bliver en faktura eller en postering på en omsætningskonto.
- Pengene kommer fra betalingsudbyderen, ofte nogle dage senere og samlet for mange ordrer. Udbetalingen er salget minus gebyrer og refunds, så den er aldrig det samme beløb som omsætningen.
Bogfører I udbetalingen som omsætning, bliver omsætningen og momsen for lave, og gebyrerne forsvinder. Bogfører I både ordrerne og udbetalingen som salg, tæller salget dobbelt. Reglen er enkel: ordrerne er salget, og udbetalingen er en betaling.
Salget: samlet pr. dag eller én faktura pr. ordre
Der er to måder at bogføre salget på:
- Samlet pr. dag eller pr. udbetaling. Dagens salg bogføres som én postering på en omsætningskonto. Det er hurtigt, men der er ingen kunde og ingen faktura, så refunds, gavekort og moms pr. land (OSS) skal regnes ud for sig.
- Én faktura pr. ordre. Hver ordre bliver en faktura i e-conomic med kunde, varelinjer, fragt, rabat og moms. En refund bliver en kreditnota på den rigtige faktura, og betalingen kan lukke fakturaen.
Har I mere end en håndfuld ordrer om ugen eller kunder i andre EU-lande, er én faktura pr. ordre næsten altid det rigtige. Hvordan det gøres i den enkelte platform, står i guiderne til Shopify, WooCommerce og Magento 2.
Pengene: en mellemregningskonto pr. betalingsudbyder
Opret en statuskonto i e-conomic for hver betalingsudbyder, fx "Shopify Payments tilgodehavende" eller "Stripe tilgodehavende". Alt, der sker hos udbyderen, bogføres over den konto:
- Betalingerne lukker fakturaerne: debet mellemregningskontoen, kredit debitor.
- Refunds går den anden vej: kredit mellemregningskontoen, debet debitor, mod kreditnotaen.
- Gebyrerne bogføres på en gebyrkonto med den moms, udbyderens gebyrfaktura angiver, og krediteres mellemregningskontoen.
- Udbetalingen til banken krediteres mellemregningskontoen og debiteres banken.
Når alt for en udbetaling er bogført, står mellemregningskontoen på nul. Står der et beløb tilbage, mangler der en betaling, en refund eller et gebyr.
Eksempel: én udbetaling fra Shopify Payments
Udbetalingen dækker tre ordrer på i alt 1.575,10 kr., en refund på 199,00 kr. for en tidligere ordre og gebyrer på 38,75 kr. Banken modtager 1.337,35 kr.:
| Postering | Mellemregning | Modkonto |
|---|---|---|
| Betalinger for ordre #1042, #1043 og #1044 | +1.575,10 | Debitorer (lukker fakturaerne) |
| Refund for ordre #1040 | −199,00 | Debitorer (mod kreditnotaen) |
| Gebyrer | −38,75 | Gebyrer |
| Udbetaling til banken | −1.337,35 | Bank |
| Saldo | 0,00 |
Omsætningen og momsen kom med fakturaerne, da ordrerne blev lagt. Udbetalingen ændrer ikke på dem; den flytter kun pengene fra udbyderen til banken. Detaljerne for de enkelte udbydere står i guiderne til Shopify Payments, Stripe og MobilePay.
Moms: Danmark, EU og OSS
- Kunder i Danmark betaler dansk moms, 25 %.
- Privatkunder i andre EU-lande: under 10.000 euro om året i samlet fjernsalg til EU opkræver I dansk moms. Over grænsen opkræver I købers lands moms og indberetter den gennem One-Stop-Shop (OSS), med en momszone pr. land i e-conomic.
- Erhvervskunder i EU med gyldigt momsnummer faktureres normalt uden moms med omvendt betalingspligt.
- Kunder uden for EU faktureres uden dansk moms som eksport.
Momsen i bogholderiet skal være den moms, webshoppen faktisk opkrævede af kunden. Derfor skal momsindstillingerne i webshoppen passe til jeres registrering, før det giver mening at kigge på e-conomic.
Afstemning hver måned
- Mellemregningskontiene står på nul, eller på præcis det, udbyderen endnu ikke har udbetalt.
- Åbne debitorposter svarer til ordrer, der virkelig ikke er betalt, fx faktura- eller bankoverførsel. En gammel åben post for en kortbetaling betyder, at betalingen ikke lukkede sin faktura.
- Omsætningen i e-conomic svarer til webshoppens salgsrapport for måneden, minus refunds.
- Momsen svarer til webshoppens momsrapport, land for land, hvis I bruger OSS.
- Banken svarer til udbyderens liste over udbetalinger.
Typiske fejl
- Udbetalingen bogført som omsætning. Omsætningen bliver for lav med gebyrer og refunds, og momsen med den.
- Salget talt to gange, fordi både fakturaerne og udbetalingen er bogført som salg.
- Gebyrer trukket fra omsætningen i stedet for at stå på en gebyrkonto.
- Én mellemregningskonto til flere udbydere, så det er umuligt at se, hvilken udbetaling der mangler noget.
- Refunds uden kreditnota, så omsætningen er for høj, og debitoren aldrig går i nul.
Spørgsmål om bogføring af webshop
Hvilken dato skal salget have?
Ordredatoen, eller den dato varen blev leveret, hvis I fakturerer ved afsendelse. Ikke udbetalingsdatoen: så kan salget ende i en forkert momsperiode, når en udbetaling krydser et månedsskifte.
Skal gebyrer fra betalingsudbydere have moms?
Det afhænger af udbyderen og af, hvor den sidder. Bogfør gebyrerne med den moms, der står på udbyderens gebyrfaktura eller rapport, og spørg jeres revisor, hvis udbyderen sidder i udlandet.
Kan vi nøjes med at bogføre salget samlet pr. dag?
Ja, hvis I sælger lidt og kun til Danmark. Så længe der er få refunds og ingen OSS-moms, kan det være nok. Vokser salget, eller kommer der kunder i andre EU-lande, er én faktura pr. ordre lettere at holde styr på.
Automatisk med 2app
2app kan gøre begge strømme automatisk. Webshop-apps som Shopify til e-conomic, WooCommerce til e-conomic, Magento 2 til e-conomic og PrestaShop til e-conomic laver ordrerne om til fakturaer i e-conomic. Betalings-apps som Shopify Payments til e-conomic, Stripe til e-conomic og MobilePay til e-conomic lægger udbetalingerne i en kassekladde, hvor betalingerne lukker fakturaerne, og gebyrerne står for sig. En udbetaling, der ikke stemmer til øren, bliver stoppet og vist.
Se alle webshop-integrationer og betalingsintegrationer.