Shopify Payments udbetaler ikke hver ordre for sig. Pengene for mange ordrer kommer samlet ind på bankkontoen, fratrukket gebyrer og refunds. Bankens linje passer derfor aldrig med en enkelt faktura, og det er her, de fleste afstemninger går i stå. Denne guide viser, hvordan en Shopify Payments-udbetaling bogføres, så hver faktura bliver betalt, gebyrerne står for sig, og banken passer til øren.
Hvad en udbetaling består af
En udbetaling fra Shopify Payments er summen af alt, der er sket på jeres saldo siden sidste udbetaling:
- Betalinger fra kunder, én pr. ordre.
- Refunds, der trækkes fra.
- Gebyrer på hver betaling.
- Indsigelser (chargebacks), når en kunde har bestridt en betaling, og evt. tilbageførsel, når I vinder sagen.
- Justeringer og reserver, som Shopify laver af og til.
I Shopify-administrationen finder I hver udbetaling under Finance → Payouts (Finans → Udbetalinger, når administrationen er på dansk). Åbner I en udbetaling, ser I de transaktioner, den består af, og kan eksportere dem.
Princippet: en mellemregningskonto
Den sikre måde at bogføre udbetalinger på er via en mellemregningskonto, en statuskonto, fx "Shopify Payments tilgodehavende". Den står for de penge, Shopify holder for jer:
- Hver kundebetaling går ind på kontoen og lukker kundens faktura.
- Refunds, gebyrer og indsigelser går ud.
- Selve udbetalingen flytter resten til banken.
Når alt for en udbetaling er bogført, står mellemregningskontoen på nul. Står den ikke på nul, mangler der noget, og I ved præcis hvilken udbetaling, I skal kigge på.
Sådan gør I i hånden
- Opret statuskontoen "Shopify Payments tilgodehavende" i kontoplanen, hvis I ikke har den.
- Åbn udbetalingen i Shopify, og find de ordrer, betalingerne hører til.
- Bogfør i kassekladden en debitorindbetaling for hver betaling: debet mellemregningskontoen, kredit kunden, med fakturanummeret, så fakturaen bliver udlignet.
- Bogfør gebyrerne: debet en gebyrkonto, kredit mellemregningskontoen.
- Bogfør refunds og indsigelser mod den samme kunde eller en konto til indsigelser.
- Bogfør udbetalingen: debet banken, kredit mellemregningskontoen, med datoen pengene nåede banken.
- Tjek, at mellemregningskontoen står på nul for udbetalingen.
Eksempel
En udbetaling på 2.388,04 kr. dækker tre ordrer, som allerede er fakturaer i e-conomic:
| Postering | Debet | Kredit | Beløb |
|---|---|---|---|
| Betaling, ordre 1042 | Shopify Payments tilgodehavende | Debitor (faktura 1042) | 851,10 |
| Betaling, ordre 1043 | Shopify Payments tilgodehavende | Debitor (faktura 1043) | 1.249,00 |
| Betaling, ordre 1046 | Shopify Payments tilgodehavende | Debitor (faktura 1046) | 329,00 |
| Gebyrer | Gebyrer | Shopify Payments tilgodehavende | 41,06 |
| Udbetaling | Bank | Shopify Payments tilgodehavende | 2.388,04 |
Ind på mellemregningskontoen: 851,10 + 1.249,00 + 329,00 = 2.429,10. Ud: 41,06 + 2.388,04 = 2.429,10. Kontoen står på nul, de tre fakturaer er betalt, og banklinjen passer.
Når ordrerne ikke er fakturaer
Fakturerer I ikke hver ordre i e-conomic, er udbetalingen selve salget. Så bogføres salget for hver dag på en omsætningskonto med moms, dateret den dag salget skete, og refunds og gebyrer for sig. Mellemregningskontoen virker på samme måde. Det vigtige er, at salget kun tælles én gang: enten på fakturaen eller på udbetalingen, aldrig begge steder.
Gebyrer, moms og valuta
- Gebyrer på betalinger er en finansiel ydelse og normalt uden moms. Bogfør dem på en gebyrkonto, så I kan se, hvad betalingerne koster.
- Flere valutaer: Udbetaler Shopify Payments i euro til en eurokonto, så bogfør udbetalingen i euro på sin egen bank- og mellemregningskonto. Kursen er Nationalbankens kurs på dagen.
- Datoer: Betalingen hører til den dag, den skete, og udbetalingen til den dag, den nåede banken. Det betyder noget ved månedsskifte og momsperiodens udløb.
Typiske fejl
- Udbetalingen bogført direkte som omsætning. Omsætningen bliver for lav med gebyrerne, momsen bliver forkert, og fakturaerne står stadig som ubetalte.
- Gebyrer trukket fra salget. Gebyrer er en udgift, ikke en rabat til kunden.
- Én samlet indbetaling på en "samledebitor". Så kan I ikke se, hvilke kunder der har betalt, og rykkere går ud til kunder, der har betalt.
- Øredifferencer skjult i gebyrerne. En difference skal ses og forklares, ikke gemmes.
Spørgsmål om Shopify Payments i e-conomic
Hvorfor er der en reserve på min udbetaling?
Shopify kan holde en del af saldoen tilbage som sikkerhed, fx for en ny butik eller ved mange indsigelser. Reserven er stadig jeres penge. Bogfør den på en konto for øvrige bevægelser, så mellemregningen stadig går i nul, og bogfør frigivelsen samme sted.
Hvad hvis en betaling ikke har en faktura endnu?
Så vent med at bogføre udbetalingen, til fakturaen er bogført, eller bogfør betalingen på en konto til uafklarede betalinger, som I rydder op i bagefter. Bogfør den ikke som salg.
Automatisk med 2app
2app henter hver Shopify Payments-udbetaling med den forbindelse, I allerede har til butikken, og lægger posteringerne i en kassekladde i e-conomic. Hver betaling lukker fakturaen for sin ordre, gebyrerne bogføres som gebyrer, og udbetalinger i flere valutaer går hver på sin bankkonto. En udbetaling, der ikke stemmer til øren, bliver stoppet og vist, aldrig bogført med en difference. I bogfører selv kassekladden. Har I ikke ordrerne som fakturaer endnu, gør Shopify til e-conomic det.