Hver ordre i Shopify er et salg, der skal i bogholderiet: med den rigtige moms, i den rigtige periode og med en kunde, der kan få en kreditnota, hvis varen kommer retur. Denne guide viser, hvordan Shopify-salg kommer korrekt ind i e-conomic, både når I gør det i hånden, og når det sker automatisk.
To måder at få Shopify-salg ind i e-conomic
Der er grundlæggende to måder at gøre det på:
- Samlet omsætning pr. dag eller pr. udbetaling. I bogfører dagens salg som én postering på en omsætningskonto. Det går hurtigt, men der er ingen kunde og ingen faktura at krediteres mod. Moms pr. land (OSS) skal regnes ud for sig, og refunds og gavekort bliver hurtigt uoverskuelige.
- Én faktura pr. ordre. Hver ordre bliver en faktura i e-conomic med kunde, varelinjer, fragt, rabat og moms. Det giver et spor fra ordre til bogføring: en refund bliver en kreditnota på den rigtige faktura, momsen sættes pr. ordre, og betalingen fra Shopify Payments eller MobilePay kan lukke fakturaen.
Har I mere end en håndfuld ordrer om ugen, eller sælger I til andre EU-lande, er én faktura pr. ordre næsten altid det rigtige. Resten af guiden handler om den.
Sådan gør I i hånden: én faktura pr. ordre
- Find eller opret kunden. Søg på e-mail eller navn blandt jeres debitorer i e-conomic. Findes kunden ikke, opretter I den med faktureringsadressen fra ordren.
- Opret en faktura med ordrens varelinjer. Shopify viser normalt priser inklusive moms, men e-conomic regner fakturaen ekskl. moms. Del hver pris med 1,25 for varer med 25 % moms, og brug varenumre, der findes i e-conomic, så varerne havner i den rigtige varegruppe.
- Fragt på sin egen linje. Fragt er en del af salget og har samme moms som varerne.
- Rabatter. Skriv listeprisen og rabatten i procent, så kunden kan se, hvad der blev givet, i stedet for at skrive den nedsatte pris direkte.
- Vælg momszonen. Den afhænger af, hvor kunden bor, og hvilken moms Shopify opkrævede. Se næste afsnit.
- Kontrollér totalen. Fakturaens total skal være præcis det, kunden betalte i Shopify, til øren. En difference betyder næsten altid en forkert momssats eller en glemt linje.
- Bogfør og send. Fakturadatoen er ordredatoen, så salget falder i den rigtige momsperiode.
Eksempel: ordre #1042
En kunde i Danmark køber to poser kaffebønner til 199,00 kr. og en kaffekværn til 449,00 kr. med 10 % rabat, plus fragt til 49,00 kr. Kunden betaler 851,10 kr. Fakturaen i e-conomic ser sådan ud:
| Linje | Antal | Beløb ekskl. moms |
|---|---|---|
| Kaffebønner, 1 kg | 2 | 318,40 |
| Kaffekværn (listepris 359,20, rabat 10 %) | 1 | 323,28 |
| Fragt | 1 | 39,20 |
| Moms 25 % | 170,22 | |
| I alt | 851,10 |
Summen ekskl. moms er 680,88 kr., momsen 170,22 kr., og totalen er de 851,10 kr., kunden betalte.
Moms: Danmark, EU, OSS og eksport
- Kunde i Danmark: dansk moms, 25 %.
- Privatkunde i et andet EU-land: Så længe jeres samlede fjernsalg til forbrugere i andre EU-lande er under 10.000 euro om året, opkræver I dansk moms. Over grænsen skal I opkræve købers lands moms og indberette den gennem One-Stop-Shop (OSS). I e-conomic betyder det en momszone pr. land.
- Erhvervskunde i et andet EU-land med gyldigt momsnummer: normalt uden moms med omvendt betalingspligt. Køberen afregner momsen.
- Kunde uden for EU: eksport uden dansk moms.
Shopify regner momsen ud fra butikkens momsindstillinger. Tjek derfor, at de passer til jeres registrering, især hvis I er over OSS-grænsen. Momsen på fakturaen skal være den moms, Shopify faktisk opkrævede, og ikke den, kundens gamle debitorkort i e-conomic peger på.
Refunds, gavekort og gebyrer
- Refunds bliver en kreditnota på den oprindelige faktura, også når kun en del af ordren refunderes. Så ser kundekortet rigtigt ud, og momsen går retur i samme periode som refunden.
- Gavekort, der sælges, er normalt ikke omsætning, når de sælges. Et gavekort, der kan bruges på alt i butikken, er en såkaldt flerformålsvoucher, og momsen kommer først, når det bruges. Indtil da er det en forpligtelse på en statuskonto.
- Gavekort, der bruges som betaling, er en betaling og ikke en rabat. Varerne på fakturaen beholder deres fulde pris og moms, og gavekortet trækkes fra som en linje uden moms.
- Betalingsgebyrer (Shopify Payments, MobilePay) hører ikke til på salgsfakturaen. De kommer med udbetalingen; se guiden om Shopify Payments-udbetalinger.
Er I i tvivl om moms på gavekort eller OSS, så spørg jeres revisor. Reglerne afhænger af, hvad gavekortet kan bruges til, og af jeres samlede salg.
Typiske fejl
- Udbetalingen bogført som omsætning. Shopify Payments udbetaler salget minus gebyrer og refunds. Bogføres udbetalingen som salg, bliver omsætningen og momsen for lav, og gebyrerne forsvinder.
- Salget talt to gange. Laver I fakturaer pr. ordre, må udbetalingen ikke også bogføres som salg. Den skal lukke fakturaerne.
- Priser inkl. moms skrevet som ekskl. moms. Så bliver fakturaen 25 % for høj.
- Momszonen fra debitorkortet. En kunde, der flytter eller køber som privatperson én gang og som virksomhed en anden, skal have zonen ud fra ordren.
- Glemte refunds. En refund i Shopify, der ikke bliver til en kreditnota, giver for høj omsætning og en debitor, der aldrig går i nul.
Automatisk med 2app
2app laver den samme faktura for hver ordre: kunde, varelinjer efter varenummer, fragt, rabat og moms pr. land, også OSS. Totalen holdes op mod det, kunden betalte, til øren, og en ordre, der ikke stemmer, stopper med en forklaring i stedet for at blive sendt. Refunds bliver kreditnotaer, og gavekort bliver en betaling på et momsfrit varenummer. I ser de første fakturaer i forhåndsvisning, før noget sendes til e-conomic.